21/02/2018

Aplicatiile mobile si online - Solutii pentru un management de succes al cheltuielilor

Pentru angajati si directorii financiari, tehnologia schimba aspectul modului in care lucram. Si nu este doar un caz de inlocuire a hartiei cu un echivalent digital. Tehnologia deschide noi oportunitati de imbunatatire a eficientei si productivitatii intr-un moment in care calatoriile si cheltuielile devin din ce in ce mai greu de gestionat pentru multe companii. Amestecarea diferitelor proceduri, reglementari si parteneri adauga o complexitate mai mare decat simplitatea sarcina de mobilitate a afacerilor.

 

Datorita tehnologiilor de ultima generatie, procesele de gestionare a cheltuielilor sunt din ce in ce mai mult oferite angajatilor sub forma de aplicatii mobile si online. Nu cu mult timp in urma, un dispozitiv mobil reprezenta o poarta catre un site standard. Astazi insa, aceste site-uri web sunt concepute pentru a fi folosite optim de pe mobil chiar de la inceput, devenind astfel mult mai usor de navigat. Cu atat mai mult, platformele de top ofera acum acces rapid la diferitii lor parteneri care ofera beneficii si recompense. Pentru angajati, inseamna ca problemele legate de a crea parole pentru o multime de micro-platforme sunt un lucru din trecut.

 

Beneficiile platformelor de mobil

Avantajele practice aduse de acest tip de platforme sunt clare. Aplicatiile de mobil nu se inchid niciodata la sfarsitul zilei de lucru si ofera angajatilor sansa de a-si gestiona cheltuielile in timp real, ori de cate ori doresc. Astazi, inteligenta artificiala permite companiilor sa adapteze pachetele contabile fiecarui angajat in parte, in functie de profilul lor individual.

 

In timp ce tehnologia se dovedeste a fi un ajutor pentru angajati, ea poate fi si mai importanta pentru directorii companiilor - in special pentru directorii departamentelor de Financiar. Pe masura ce se dezvolta noi platforme si instrumente, administrarea financiara poate deveni un proces mult mai eficient. Nu numai ca productivitatea creste in Departamentul Financiar, ci se ofera si o vizibilitate mai clara directorilor interesati, asupra costului de implementare al sistemelor pentru angajati. La randul lor, aceste dezvoltari ii ajuta, de asemenea, sa ia decizii mai informate la un nivel strategic. De fapt, un studiu realizat de CFO Research si American Express a constatat ca 69% dintre directorii executivi considera ca firmele lor ar beneficia de pe urma unui control mai bun asupra calatoriilor si cheltuielilor. Sodexo Benefits and Rewards Services utilizeaza tehnologia pentru a sprijini atat directorii financiari, cat si angajatii. Doua instrumente digitale, in special, ajuta clientii sa isi gestioneze mai eficient aranjamentele si cheltuielile de calatorie, Xpenditure si Maya.

 

Mai mult control cu Xpenditure

Aplicatia Xpenditure foloseste camera video a unui smartphone pentru a captura detaliile unei chitante de cheltuieli si pentru a trimite cererea de rambursare. Cu raportarea in timp real si o legatura cu sistemele de contabilitate interne, aceasta aplicatie devine un instrument puternic pentru un CFO si un avantaj pentru angajati. "Pentru noi, este foarte important sa inovam constant procesele si instrumentele, sa reducem volumul administrarea si sa crestem eficienta", spune Cindy Peeters, directorul financiar al Deloitte Belgium. "Multumita lui Xpenditure stim cat de mult am cheltuit pe un anumit proiect sau client. De asemenea, obtinem informatii despre o mare parte a cheltuielilor in aceeasi luna, astfel incat sa putem incepe sa controlam si sa procesam imediat fiecare aspect. Acest lucru reduce semnificativ cantitatea de munca ce trebuie facuta la sfarsitul fiecarei luni."

 

Dincolo de contributia sa la gestionarea cheltuielilor, instrumentul se potriveste si unei tendinte tehnologice mai mari. "Vrem ca Departamentul Financiar sa functioneze fara hartie", spune Jan De Raeymaeker, CFO al companiei Brussels Airlines, care utilizeaza Xpenditure. "De exemplu, acum primim toate facturile in mod digital. Asta face ca toate fluxurile de afaceri din cadrul companiei sa fie mai usoare."

 

Rezervari mai usoare cu Maya

Maya ofera angajatilor o platforma de rezervare a calatoriilor care combina usurinta in utilizare cu politicile de calatorie ale companiei. Baza de date de 700.000 de hoteluri poate fi personalizata pentru a evidentia hoteluri recomandate - pentru a fi langa un client sau o locatie a companiei sau pentru a avea o oferta pentru camere negociata special. Platforma poate fi, de asemenea, adaptata pentru a face disponibila optiunea de Business Class numai pentru zborurile pe distante lungi - compania definind ceea ce considera ca fiind distante lungi.

Cu ajutorul aplicatiilor mobile si web usor de utilizat, Sodexo Benefits and Rewards Services ofera o solutie unica pentru calatoriile de afaceri, ce transforma experienta delegatiilor si a gestionarii cheltuielilor. Utile pentru angajati, aceste aplicatii aduc un plus de valoare pentru orice Departament Financiar.

 

Surse:

[1] https://www.employeebenefits.co.uk/issues/benefits-technology/how-to-future-proof-your-benefits-technology/

[2] http://blog.xpenditure.com/reshaping-the-finance-function

[3] http://blog.locomote.com/3-ways-cfos-can-reduce-corporate-travel-expenses-in-2017

[4] http://get.xpenditure.com/cases/brussels-airlines/