08/06/2018

Cum ar trebui companiile sa implementeze o politica a calatoriilor?

Este arhicunoscut faptul ca politicile de calatorie salveaza sume importante din buget, dar ce-ar fi daca aceste tipuri de politici ar putea face mai mult decat sa imbunatateasca profitul? Ce s-ar intampla daca ar putea crea o experienta mai buna a angajatilor si ar imbunatati calitatea vietii acestora?

 

Pentru persoanele care au fost vreodata intr-o calatorie de afaceri, dificultatea rezervarii transporturilor si a hotelurilor este deja familiara. Iar din perspectiva companiei,  rareori lucrurile stau mai bine. Deoarece multe companii continua sa functioneze utilizand politici invechite, procesul nu numai ca ajunge sa fie complex si costisitor, dar duce adesea la un nivel scazut de conformitate. Cercetarile arata ca aproximativ 80% dintre companii au o politica de calatorie scrisa sau formalizata, dar 45% dintre angajati considera ca se poate face mai mult. Deci, care sunt cauzele acestor politici nereusite? Am cerut expertului Sebastien Marchon, CEO Sodexo Travel and Expense, sa ne ajute sa identificam trei probleme majore.

 

# 1: Asigurati-va ca politica firmei indeplineste asteptarile si stilul de viata al angajatilor de astazi

Traim intr-o era in care suntem din ce in ce mai conectati, deci de ce ar trebui ca delegatiile de afaceri sa fie diferite? Angajatii de azi au obiceiuri si comportamente noi si politicile de calatorie reusite ar trebui sa tina seama de acestea. Pentru multi angajati, in special pentru cei vechi, linia de departajare dintre munca si viata a disparut. Daca inainte existau calatoriile de afaceri si cele de petrecere a timpului liber, acum se contureaza un tip nou de calatorie, o combinatie a celor doua. De exemplu, angajatii prefera sa se refugieze intr-o vacanta de sfarsit de saptamana pentru a explora un oras sau o tara, dupa o conferinta care are loc in locatia respectiva in timpul saptamanii. Un studiu a aratat, de asemenea, ca 2 din 5 angajatii ce fac parte din generatia Millennials ar dori sa fie insotiti de partenerul de viata sau de un membru al familiei atunci cand calatoresc pentru afaceri. Intrucat companiile isi elaboreaza politicile de calatorie, flexibilitatea pentru a permite aceste avantaje este esentiala.

 

Ideea de flexibilitate se extinde si pentru jucatorii care intra pe piata, cum ar fi AirBnb si Uber. "Politicile de calatorie tind sa fie foarte rigide", spune Sebastien Marchon. "Dar companiile trebuie sa se adapteze prin combinarea solutiilor corporative existente cu solutii private din viata de zi cu zi, cu care angajatii lor sunt deja obisnuiti".

 

 

 

# 2 Comunicati eficient cu privire la beneficii

 

Daca o politica de calatorie are succes sau nu depinde foarte mult de modul in care companiile comunica cu angajatii lor. "Politicile traditionale au incercat sa acopere cat mai multe subiecte posibile care s-au transformat in documente lungi si plictisitoare pe care nimeni nu are timp sa le citeasca", spune Marchon. "Comunicarea trebuie sa rezume cele mai importante probleme intr-o pagina sau mai putin. In paralel, instrumentele electronice pot acoperi in detaliu politica de calatorie."

 

Companiile pot, de asemenea, conduce conversatia departe de mentalitatea de profit prin eliminarea unor reguli. "Oamenilor nu le plac regulile", spune Marchon. "In loc sa anunte ca angajatii trebuie sa calatoreasca la clasa economica sau sa stea in hoteluri de 3 stele, companiile ar putea pur si simplu sa implementeze instrumente la nivel intern, pentru a afisa doar optiunile si furnizorii pre-aprobati. Acesta este un mod mai subtil de control al costurilor si de asigurare a conformitatii. In plus, in final, este mult mai eficient si mai bine perceput.", adauga el.

 

In timp ce controlul costurilor este, bineinteles, un criteriu cheie, companiile trebuie sa comunice cu privire la numeroasele beneficii suplimentare ale politicilor. Studiile arata ca aproape toti angajatii, 96,6%, considera ca politicile de calatorie sunt in vigoare doar pentru a controla costurile, iar alti 79% cred ca firmele acorda prioritate economiilor de timp si de bani in defavoarea bunastarii angajatilor. Angajatorii pot spori gradul de conformitate prin accentuarea beneficiilor, cum ar fi imbunatatirea sigurantei, de exemplu. "Din pacate, traim in vremuri mai riscante", spune Marchon. "In cazul unui incident major, companiile care stiu unde sunt cazati angajatii lor pot verifica rapid siguranta si bunastarea tuturor angajatilor care calatoresc. In plus, alegerile pre-aprobate permit, de asemenea, companiilor sa verifice daca locatiile sunt situate intr-o zona securizata a orasului si daca hotelurile indeplinesc standardele de siguranta. "

 

# 3 Oferiti o adevarata politica end-to-end care atrage angajatii sa se conformeze.                                                

Una este sa existe o vasta politica prestabilita, insa cu totul altceva este ca aceasta politica sa aduca o solutie ce va fi si folosita de calatori. "Multe dintre solutiile Travel & Expense de pe piata nu sunt usor de utilizat, nu sunt native dispozitivelor mobile, nu afiseaza fotografii si informatii despre locatie asa cum se asteapta consumatorii. Pe scurt, aceste metode solicita prea mult angajatii." Prin urmare, atunci cand rezerva o cazare, de exemplu, doar 50% din angajati trec prin canalele aprobate. Ca urmare, atunci cand rezervam cazare, doar 50% dintre angajati trec prin canalele aprobate. Pe de alta parte, daca metodele sunt atragatoare, usor de utilizat si simplifica dificultatile obisnuite de calatorie, companiile vor constata o crestere a utilizarii si conformitatii, economisind astfel bani si oferind angajatilor o experienta de ansamblu mai buna.

 

 

"La Sodexo lansam o noua solutie end-to-end", spune Marchon. Platforma mobila acopera intregul proces si simplifica experienta utilizatorilor din momentul in care isi incep planificarea calatoriei - de la efectuarea de rezervari, inchirieri de autoturisme si acces la peste 800.000 de locuri de cazare din intreaga lume. Sistemul chiar accelereaza procesul obositor de raportare a cheltuielilor. "Cand un angajat ia un taxi, trebuie doar sa faca o fotografie a chitantei si platforma se ocupa de restul."

 

 

"Pe scurt, companiile nu trebuie sa subestimeze importanta unei experiente moderne si fara probleme a utilizatorului. Calatoria este dureroasa si obositoare. Problema esentiala a unei politici de calatorie este aceea de a facilita viata zilnica a angajatilor prin furnizarea de continut relevant si solutii usor de utilizat. Daca reusim sa facem acest lucru, nu numai ca vom spori conformitatea, dar vom imbunatati si calitatea vietii calatorilor nostri, de unde rezulta angajamentul si performanta acestora.